Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών
Τηλεφωνικός κατάλογος των υπηρεσιών του Δήμου Χανίων
Στοιχεία Πρωτοκόλλου και Ληξιαρχείου
Αρμοδιότητες Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών
Α. Η Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών είναι αρμόδια για την τήρηση των διαδικασιών και αρχείων που αφορούν την δημοτική κατάσταση και την καταγραφή των ληξιαρχικών γεγονότων στην περιοχή του Δήμου και για τον σχεδιασμό και τον συντονισμό εφαρμογής των πολιτικών, συστημάτων και διαδικασιών που αποσκοπούν στην ορθολογική διοίκηση / διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. Παράλληλα η Διεύθυνση είναι αρμόδια για την γραμματειακή υποστήριξη των πολιτικών οργάνων του Δήμου, τη λειτουργία του κεντρικού πρωτοκόλλου και την παροχή γενικών υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης προς τις δημοτικές υπηρεσίες. Οι συγκεκριμένες αρμοδιότητες της Διεύθυνσης στο πλαίσιο της αποστολής της, καθορίζονται από τις ισχύουσες διατάξεις Νόμων, Διαταγμάτων και Υπουργικών Αποφάσεων. Στη Διεύθυνση απευθείας υπάγονται διοικητικά και τα αποκεντρωμένα Γραφεία Διοικητικών Θεμάτων και Εξυπηρέτησης του Πολίτη, στις επιμέρους δημοτικές ενότητες.
Β. Η οργάνωση των επιμέρους οργανικών μονάδων της Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών είναι η εξής:
1) Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης
- Γραφείο Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων Δήμου
- Γραφείο Πρωτοκόλλου, Αρχείου και Διεκπεραίωσης
- Γραφείο Διοικητικής Μέριμνας
2) Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης
- Γραφείο Δημοτολογίου, Ιθαγένειας και Μητρώου
- Γραφείο Ληξιαρχείου και Πολιτικών Γάμων
- Γραφείο Αλλοδαπών και Μετανάστευσης
3) Τμήμα Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού
- Γραφείο Διοίκησης, Διαχείρισης και Επιμόρφωσης Ανθρώπινου Δυναμικού
- Γραφείο Μητρώων και Διαδικασιών Προσωπικού
- Γραφείο Υγιεινής και Ασφάλειας Εργαζομένων
Γ. Οι αρμοδιότητες των επί μέρους οργανωτικών μονάδων της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών είναι οι εξής:
[1]Αρμοδιότητες Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης
Το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης αποτελείται από τρία γραφεία: α) το γραφείο Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων, β) το γραφείο Πρωτοκόλλου, Αρχείου και Διεκπεραίωσης και γ) το γραφείο Διοικητικής Μέριμνας. Μεταξύ των αρμοδιοτήτων του Τμήματος περιλαμβάνεται: α) η έκδοση των πιστοποιητικών και των βεβαιώσεων για τα οποία δεν προβλέπεται η έκδοση τους από άλλες υπηρεσίες του Δήμου, β) η μεριμνά για όλες τις απαραίτητες ενέργειες που το αφορούν και που απαιτούνται για την ομαλή διεξαγωγή των κάθε είδους εκλογικών διαδικασιών (Δημοτικές, Εθνικές Ευρωπαϊκές εκλογές και Δημοψηφίσματα), γ) η μέριμνα για τη σωστή λειτουργία των γραφείων που υπάγονται σε αυτό, δ) η παρακολούθηση της νομοθεσίας που το αφορούν, η ενημέρωση των γραφείων και η μεριμνά για την πιστή εφαρμογή της και ε) η μεριμνά για τη σύσταση και την εύρυθμη λειτουργία των αποκεντρωμένων Γραφείων Διοικητικών Θεμάτων και Εξυπηρέτησης του Πολίτη, στις δημοτικές ενότητες του Δήμου.
(α) Το γραφείο Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων:
1) Παρέχει κάθε είδους διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη προς τα συλλογικά διοικητικά αιρετά όργανα του Δήμου, δηλαδή το Δημοτικό Συμβούλιο, την Οικονομική Επιτροπή, την Επιτροπή Ποιότητας Ζωής και την Εκτελεστική Επιτροπή (οργάνωση συνεδριάσεων, σύνταξη και αποστολή ημερήσιας διάταξης και υποστηρικτικού υλικού, τήρηση πρακτικών συνεδριάσεων, παραγωγή, διεκπεραίωση, διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων, ρύθμιση συναντήσεων, τήρηση πρωτοκόλλου, τήρηση αρχείου αποφάσεων συλλογικών οργάνων και αποστολή αυτών στα αρμόδια όργανα, κλπ) καθώς και προς τις Επιτροπές του Δημοτικού Συμβουλίου και λοιπές επιτροπές που συστήνονται με απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου ή απόφαση Δημάρχου (π.χ. Συμβούλιο Ένταξης Μεταναστών, Επιτροπή Τουριστικής Ανάπτυξης, κ.α.).
2) Παρέχει κάθε είδους διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη προς τα ατομικά διοικητικά αιρετά όργανα του Δήμου, δηλαδή το Δήμαρχο, τους Αντιδημάρχους, τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου, το Γενικό Γραμματέα και το Γενικό Διευθυντή (οργάνωση και ρύθμιση συναντήσεων, παραγωγή, διεκπεραίωση, διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων, τήρηση πρωτοκόλλου, τήρηση αρχείου αποφάσεων ατομικών οργάνων, κλπ).
3) Παρέχει διοικητική/γραμματειακή υποστήριξη προς την Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης και το Συμπαραστάτη του Δημότη και της Επιχείρησης.
4) Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τις Δημοτικές Παρατάξεις.
5) Μεριμνά για την ενημέρωση των πολιτικών οργάνων και των υπηρεσιών του Δήμου για τις αποφάσεις που λαμβάνουν τα όργανα του Δήμου.
6) Τηρεί το αρχείο των εκπροσώπων του Δήμου σε διαφόρους φορείς και όργανα και μεριμνά για την αποστολή στοιχείων στους εκπροσώπους και την παραλαβή και διεκπεραίωση των εκθέσεων που υποβάλλουν στο Δήμο.
(β) Το γραφείο Πρωτοκόλλου, Αρχείου και Διεκπεραίωσης:
1) Επιμελείται της παραλαβής, ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης, ευρετηρίασης και συσχέτισης όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Δήμου, τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο.
2) Παρακολουθεί, φροντίζει και επιμελείται την τήρηση του γενικού αρχείου του Δήμου και εισηγείται την καταστροφή του θεωρουμένου ως άχρηστου (για την καταστροφή του οποίου μεριμνά μετά την έγκριση του σχετικού πρακτικού).
3) Διεκπεραιώνει αυθημερόν την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο.
4) Ψηφιοποιεί και αρχειοθετεί όλα τα έγγραφα και φροντίζει την ασφαλή φύλαξη τους.
5) Μεριμνά για την τοιχοκόλληση και κοινοποίηση των εγγράφων και πιστοποιητικών διαφόρων αρχών.
(γ) Το γραφείο Διοικητικής Μέριμνας:
1) Έχει τη φροντίδα και την επίβλεψη της εύρυθμης λειτουργίας του Δημοτικού Μεγάρου και των λοιπών δημοτικών κτιρίων και εγκαταστάσεων, σε θέματα καθαριότητας, ασφάλειας και φύλαξης καθώς και τη συντήρηση του ίδιου του κτιρίου και των ηλεκτρομηχανολογικών υποδομών. Φροντίζει για τις απαιτούμενες μικροεπισκευές και συνεργάζεται με τις αρμόδιες υπηρεσίες για επεμβάσεις μεγαλύτερης κλίμακας.
2) Τηρεί αρχείο των σχετικών εγγράφων και τα βιβλία συντήρησης-βλαβών για τις Η/Μ εγκαταστάσεις (κλιματιστικά, ανελκυστήρας, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα κλπ).
3) Μεριμνά για την εκτέλεση των γενικών βοηθητικών λειτουργιών υποστήριξης για τις ανάγκες των Υπηρεσιών του Δήμου (τηλεφωνικό κέντρο, φαξ, ασφάλεια κτιρίων, καθαριότητα, εξωτερικές και εσωτερικές εργασίες διακίνησης εγγράφων κλπ).
4) Συνεργάζεται με το Τμήμα Παιδείας και Δια Βίου Μάθησης και είναι αρμόδιο για την απασχόληση του προσωπικού καθαριότητας των σχολικών μονάδων κατά το χρονικό διάστημα που αυτές δεν λειτουργούν.
5) Μεριμνά για την ομαλή διεξαγωγή των κάθε είδους εκλογικών διαδικασιών (Δημοτικές, Εθνικές Ευρωπαϊκές εκλογές και Δημοψηφίσματα) προβαίνοντας σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες και διαδικασίες.
[2] Αρμοδιότητες Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης
Το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης αποτελείται από τρία γραφεία: α) το Γραφείο Δημοτολογίου, Ιθαγένειας και Μητρώου, β) το Γραφείο Ληξιαρχείου και Πολιτικών Γάμων και γ) το Γραφείο Αλλοδαπών και Μετανάστευσης.
(α) Το Γραφείο Δημοτολογίου, Ιθαγένειας και Μητρώου:
1) Τηρεί και ενημερώνει τα μητρώα του δημοτολογίου και τα μητρώα αρρένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες και τηρεί τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την κείμενη νομοθεσία για τη δημιουργία και τήρηση του Εθνικού Δημοτολογίου.
2) Μεριμνά για την πρόσληψη και αλλαγή επωνύμου, καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου από παιδιά, που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.
3) Μεριμνά για τον εξελληνισμό του ονοματεπωνύμου Ελλήνων του εξωτερικού, ομογενών αλλοδαπών, που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια και παλιννοστησάντων ομογενών, που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.
4) Ενημερώνει περιοδικά τις δημόσιες υπηρεσίες για τις μεταβολές προσωπικής κατάστασης που προκύπτουν από τα τηρούμενα στοιχεία.
5) Εκδίδει κάθε είδους πιστοποιητικά ατομικής και οικογενειακής κατάστασης καθώς και κάθε είδους βεβαιώσεις, καταλόγους και πίνακες με τα στοιχεία που αναγράφονται στα ανωτέρω Μητρώα.
6) Συνεργάζεται με άλλους Δήμους και δημόσιες υπηρεσίες στις περιπτώσεις μεταβολών των μητρώων σε αντιστοιχία προς ανάλογα αρχεία που τηρούνται εκεί.
7) Μεριμνά για την τήρηση των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από την ισχύουσα εκλογική νομοθεσία.
(β) Το Γραφείο Ληξιαρχείου και Πολιτικών Γάμων:
1) Τηρεί και ενημερώνει τα ληξιαρχικά βιβλία και αρχεία, στα οποία καταχωρούνται τα ληξιαρχικά γεγονότα που συμβαίνουν στην περιφέρεια του Δήμου (γεννήσεις, γάμοι, θάνατοι) καθώς και κάθε μεταγενέστερο γεγονός που συνδέεται με αυτά (π.χ. διαζύγια), σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες.
2) Τηρεί αρχεία επισήμων εγγράφων ληξιαρχικών γεγονότων.
3) Εκδίδει αποσπάσματα των ληξιαρχικών πράξεων ή άλλα θεσμοθετημένα πιστοποιητικά.
4) Ενημερώνει το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης και τα αντίστοιχα Τμήματα άλλων Δήμων για τα ληξιαρχικά γεγονότα που επηρεάζουν τα στοιχεία των μητρώων / αρχείων που τηρούνται στα Τμήματα αυτά.
5) Συνεργάζεται με Ληξιαρχεία άλλων Δήμων σε περιπτώσεις μεταβολών ή προσθήκης ληξιαρχικών πράξεων που βρίσκονται καταχωρημένες εκεί.
6) Χορηγεί άδειες πολιτικού γάμου και μεριμνά για την τέλεση των γάμων αυτών.
(γ) Το Γραφείο Αλλοδαπών και Μετανάστευσης:
1) Το Γραφείο τηρεί τις υποχρεώσεις που προκύπτουν από την ισχύουσα νομοθεσία περί ιθαγένειας, αλλοδαπών και μετανάστευσης. Στο πλαίσιο αυτό και σύμφωνα με τις δικαιοδοσίες που δίδονται στο Δήμο με τις ισχύουσες διατάξεις:
(α) Τηρεί Μητρώο Αλλοδαπών.
(β) Παραλαμβάνει αιτήσεις , ελέγχει τα δικαιολογητικά και τα προωθεί στην αρμόδια υπηρεσία της Περιφέρειας για την χορήγηση και ανανέωση αδειών παραμονής αλλοδαπών στην Ελλάδα.
(γ) Παραλαμβάνει αιτήσεις και δικαιολογητικά για την απόκτηση της ελληνικής ιθαγένειας με πολιτογράφηση και τις προωθεί στην αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Εσωτερικών.
(δ) Επιδίδει σχετικές με τα ανωτέρω αποφάσεις σε αλλοδαπούς.
[3] Αρμοδιότητες Τμήματος Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού
Το Τμήμα Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελείται από τρία γραφεία: α) το Γραφείο μητρώων και διαδικασιών προσωπικού, β) το Γραφείο Διοίκησης, Διαχείρισης και Επιμόρφωσης Ανθρώπινου Δυναμικού και γ) το Γραφείο υγιεινής και ασφάλειας των εργαζομένων.
(α) Το Γραφείο Μητρώων και Διαδικασιών Προσωπικού:
1) Μεριμνά για την τήρηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων που ισχύουν εκάστοτε και ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το ανθρώπινο δυναμικό του (π.χ. θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών, απολύσεων, διεκδικήσεων κλπ).
2) Μεριμνά για τη διενέργεια και ολοκλήρωση των διαδικασιών πρόσληψης ανθρώπινου δυναμικού για την κάλυψη συγκεκριμένων θέσεων εργασίας με βάση τις νόμιμες διαδικασίες.
3) Τηρεί τα μητρώα του προσωπικού στο οποίο καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής του κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή του ζωή (προσλήψεις, απολύσεις, αλλαγές θέσεων εργασίας, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κλπ) και τα προσόντα του.
4) Σχεδιάζει και εισηγείται βελτιώσεις και παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις (τήρηση ωραρίου, έγκριση και πραγματοποίηση υπερωριών κλπ).
5) Συγκεντρώνει τα στοιχεία απασχόλησης και τις μεταβολές των στοιχείων των εργαζομένων που επηρεάζουν τις αμοιβές τους και ενημερώνει έγκαιρα τις αρμόδιες οικονομικές υπηρεσίες , ώστε να προωθείται έγκαιρα η πληρωμή των εργαζομένων και η απόδοση των ασφαλιστικών εισφορών.
6) Συνεργάζεται με τους Προϊσταμένους των επιμέρους διοικητικών ενοτήτων του Δήμου και τους ενημερώνει για τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε εργασιακά θέματα (διαχείριση παρουσιών, υπερωριών, βεβαιώσεων προς το προσωπικό, κλπ).
7) Εκδίδει κάθε είδους βεβαιώσεις προς το προσωπικό για θέματα που άπτονται της απασχόλησής τους στο Δήμο.
(β) το Γραφείο Διοίκησης, Διαχείρισης και Επιμόρφωσης Ανθρώπινου Δυναμικού:
1) Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρμογή των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών που ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το προσωπικό του, στο πλαίσιο πάντοτε των γενικότερων ρυθμίσεων της Πολιτείας.
2) Στο πλαίσιο και των πολιτικών ανθρώπινου δυναμικού που θεσπίζει η Πολιτεία για τον δημόσιο τομέα, μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας ανά διοικητική ενότητα του Δήμου σε συνεργασία με το Τμήμα Αποτελεσματικότητας, Ποιότητας και Οργάνωσης της Διεύθυνσης Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής και την κατάρτιση / επικαιροποίηση των περιγραφών αρμοδιοτήτων των επιμέρους θέσεων.
3) Παρακολουθεί την κάλυψη των διαφόρων θέσεων εργασίας στις διοικητικές ενότητες του Δήμου με στόχο τόσο την αξιοποίηση των προσόντων των στελεχών όσο και την απρόσκοπτη και διαρκή κάλυψη των αναγκών των δημοτικών υπηρεσιών.
4) Εισηγείται, έπειτα από σχετικά αιτήματα των αρμόδιων Προϊσταμένων, τις κατάλληλες εσωτερικές μετακινήσεις στελεχών για την αποτελεσματικότερη κάλυψη των επιμέρους θέσεων εργασίας με βάση τα προσόντα των στελεχών.
5) Μεριμνά για την εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης των εργαζομένων στο Δήμο και την τήρηση των σχετικών στοιχείων.
6) Εισηγείται και παρακολουθεί την υλοποίηση μέτρων επιπρόσθετης στήριξης του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου (πχ. οργάνωση μετακινήσεων του προσωπικού στις εγκαταστάσεις του Δήμου, παιδικοί σταθμοί κλπ).
7) Μεριμνά για την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου με τον προσδιορισμό των αναγκών βελτίωσης των προσόντων και ικανοτήτων των εργαζομένων και την εισήγηση και την παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνουμένων μέτρων βελτίωσης.
8) Σχεδιάζει,, εισηγείται και οργανώνει προγράμματα συνεχιζόμενης κατάρτισης και επιμόρφωσης του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. Παρακολουθεί την υλοποίηση των προγραμμάτων και μεριμνά για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων από την υλοποίηση των προγραμμάτων αυτών στην πράξη.
9) Μεριμνά για την βελτίωση των ανθρωπίνων σχέσεων μέσα στο Δήμο με τον σχεδιασμό, την εισήγηση και την οργάνωση σχετικών προγραμμάτων (πχ. εκδηλώσεις, ταξίδια κλπ).
10) Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, θέματα προσωπικού κλπ).
(γ) το Γραφείο Υγιεινής και Ασφάλειας των Εργαζομένων:
1) Μεριμνά για την θέσπιση και την εφαρμογή των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας των εργαζομένων, σύμφωνα με την νομοθεσία.
2) Παρέχει κάθε διοικητική υποστήριξη στους τεχνικούς ασφαλείας και στους γιατρούς εργασίας που προσφέρουν τις αντίστοιχες υπηρεσίες τους στο Δήμο σύμφωνα με τις αρμοδιότητές τους που καθορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Σύμφωνα με τις αρμοδιότητες αυτές:
(α) Ο τεχνικός ασφάλειας παρέχει προς τα όργανα διοίκησης του Δήμου, στους εργαζόμενους και στους εκπροσώπους τους, υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σε θέματα σχετικά με την ασφάλεια της εργασίας και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων.
(β) Ο γιατρός εργασίας παρέχει προς τα όργανα διοίκησης του Δήμου, στους εργαζόμενους και στους εκπροσώπους τους, υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων και επιβλέπει την εφαρμογή των μέτρων προστασίας της υγείας των εργαζομένων.
(γ) Ο γιατρός εργασίας και ο τεχνικός ασφάλειας καταχωρούν τις γραπτές υποδείξεις τους σε ειδικό βιβλίο. Τα όργανα διοίκησης του Δήμου λαμβάνουν γνώση των υποδείξεων αυτών ενυπογράφως.
